Spisovna Krnsko

Spisovna Krnsko

Odborný dozor archivní správy a splnění zákonných podmínek

Provoz akreditované komerční spisovny podléhá evidenci a metodickému dohledu Státního oblastního archivu v Praze. Skladovací prostory a provoz spisovny splňují zákonné podmínky v souladu s ustanovením zákona č. 250/2014 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhlášky č. 213/2012 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů:

  • skladový areál se nachází mimo záplavové území (č.j. 311300/jb/05/040 Povodí Labe)
  • není v ochranných pásmech vzletových a přistávacích drah letišť (č.j. 710/05-720 Úřad pro civilní letectví)
  • koncentrace znečišťujících látek jsou podlimitní (č.j. OČO-39/05 Český hydrometeorologický ústav)
  • splnění ostatních podmínek (stanovisko k žádosti o koncesi č.j. SOAA-3681/20-2005 Státní oblastní archiv v Praze)

Technické a bezpečnostní parametry

Komerční spisovna sídlí v oploceném areálu nad železniční stanicí v obci Krnsko. Skladová budova spisovny je čtyřpodlažní objekt ve vlastnictví firmy o přízemní ploše 660m², s bezbariérovými přístupy a vybavený od r. 2014 novým nákladním výtahem.

Pro hlavní příjem, skartaci a administraci slouží 2 zvýšené podlaží, kde je hlavní přístupový vchod a jeden nouzový východ. Další přístupový vchod pro příjem dokumentů je v přízemním podlaží, z druhé strany budovy (vjezd spodní bránou). Podlaží jsou celkově plášťově zabezpečena ve II. a III. bezpečnostním stupni (okenní magnety, pohybová čidla a mříže) Elektrická zabezpečovací signalizace (EZS) má oddělenou elektronickou požární signalizací (EPS) s celkovým připojením na pult centralizované ochrany firmy CENTR-PCO v.o.s. s nepřetržitou dálkovou dohledovou službou.

Ukládací prostory jsou bezbariérové a jsou vybaveny stacionárními a kompaktními pojízdnými regály s povrchovou úpravou v komaxitu od firmy RAMET C.H.M. a.s. Regály jsou schváleny Strojírenským zkušebním ústavem v Jablonci nad Nisou Závěrečným protokolem o schvalování č. 306057 ke skladování dokumentů. Na přání ukladatele lze ocelové regály oddělit a opatřit uzamykatelnými posuvnými dveřmi či navíc elektronicky zabezpečit. Délka police v regálových sestavách 7-9 polic nad sebou je 96-98cm, hloubka 35cm a výška 29-31cm.

Kromě skladových prostor, vybavených práškovými hasicími přístroji se v budově spisovny nachází přípravna (místnost sloužící k příjmu, třídění a ukládání dokumentů do krabic), skartovací místnost (sloužící k likvidaci schválených dokumentů s již prošlou lhůtou skladování), kde je umístěn certifikovaný skartovací stroj KOBRA CYCLONE, který skartuje ve stupni utajení dle NBÚ 1-3, s možností přímého bezkontaktního sledování průběhu skartace. Dále jsou zde odkládací prostory, studovna pro nahlížitele (vybavená počítačem s připojením na internet), kancelář vedoucí a ostatní sociální zázemí pracovníků spisovny. Pro snadnou manipulaci s větším množstvím dokumentů je spisovna vybavena elektrickým vysokozdvižným vozíkem STILL RX 20-20 a paletovým elektrickým vozíkem HELI CBD 15G.

Uskladněné dokumenty (pokud nejsou záměrně v původních obalech) jsou uchovávány v archivních krabicích o rozměrech 35x26x12cm. Krabice jsou z archivní lepenky vyrobené v alkalickém prostředí zamezující žloutnutí dokumentů, vnikání prachu a světla. Do 1bm regálu se vejde 8 krabic o hmotnosti cca 5kg Vnitřní prostory jsou temperovány na teplotu 12-22ºC a vlhkost je udržována v rozmezí 30-55%.

Na skladované dokumenty je sjednáno pojištění obecné odpovědnosti za škodu ve výši 10 mil. Kč s Kooperativou pojišťovnou, a.s. pod č. 8603427496 na prokázanou hodnotu zničených věcí.

Základní údaje obsažené v jednotlivých krabicích jsou zadány ve speciálním ukládacím programu Podnikové písemnosti od firmy Bach systems. Nově uložená data se pravidelně zálohují a vždy jedna záloha celého programu je umístěna mimo objekt spisovny. Zaměstnanci spisovny jsou bezúhonní, zavázáni k zachování mlčenlivosti, k dodržování zákonů ochrany osobních dat (GDPR) a dalších utajovaných skutečností.

Základní informace o systému archivace

Spisovna zajišťuje veškeré služby spojené s archivací dokumentů, včetně poradenské a konzultační služby ve spisové oblasti.

Skladovací proces zpravidla začíná vyzvednutím dokumentů u ukladatele, dle dohodnutých podmínek nebo přímým návozem ukladatelem utříděných a označených vhodných krabic. Dovezené dokumenty se umístí rovnou do regálů (pokud se skladují v původních označených obalech ukladatele) nebo se vyjmou z nevyhovujících obalů (spisový obsah je zachován přepáskováním), přetřídí se dle skartačního plánu ukladatele a přendají se do archivních krabic o rozměrech 35x26x12cm. 1 krabice váží okolo 5kg a je velmi vhodná pro běžnou manipulaci i ve vyšších výškách (vyjmutím dokumentů ze šanonů se zpravidla ušetří 1/5-1/4 skladovacího místa). Krabice jsou označeny, zaevidovány a zařazeny do skladových regálů.

K evidenci základních údajů obsažených v jednotlivých krabicích (ukládacích jednotkách) slouží speciální skladový program, do kterého se data ukládají. Ukladatel tak po dokončení prací obdrží podrobný seznam uložených dokumentů (spisový znak, číslo krabice, obsah, množství, rok vzniku a skartační znak s ukládací lhůtou) s vyznačením roku skartace.  Případné nalezené dokumenty s prošlou lhůtou skladování se sepíší a ihned navrhnou ukladateli ke skartaci. Po schválení se odborně vyskartují.

Na základě požadavků oprávněných osob ukladatele spisovna zajišťuje vyhledávání jednotlivých uložených dokumentů a jejich doručení na místo určení či zaslání dohodnutým způsobem. Všechny žádosti za vyhledávání se pro kontrolu tisknou a zakládají. Dosavadní komunikace s pověřenými osobami ukladatelů probíhá pomocí běžných spojů (telefon, internet, poštovní a kurýrní služby, osobní dodávka), dle jejich požadavků. V případě přírodních pohrom (bez dodávky elektrické energie) se požadované dokumenty dají dohledat, neboť veškerá uložená data se skladují i v tištěné podobě.

Jednou ročně jsou zpracovány seznamy uložených dokumentů s prošlou skladovací lhůtou a zaslány jednotlivým ukladatelům, s požadavkem na jejich odsouhlasení k vyřazení z evidence a provedení jejich skartace. Dle požadavků ukladatele je i zpracován skartační návrh, kterým se žádá příslušný státní archiv o povolení jejich skartace. Po odsouhlasení jsou dokumenty vyřazeny ze systému skladování, včetně výmazu zadaných dat.

Dokumenty ke skartaci jsou hromadně převáženy v uzamykatelných kovových kontejnerech k likvidaci na externím velkokapacitním certifikovaném stroji PULS PS 13.13 (stupeň utajení „důvěrné“). Dodané uzamčené skartovací kontejnery jsou otevírány v uzavřených, monitorovaných a zabezpečených prostorech subdodavatele pomocí centrálního klíče a následně jsou vyprazdňovány přímo nad skartovacím strojem. Materiál je dále nasměrován do skartovacího zařízení, kde následuje jeho mechanická destrukce, a to při dodržení 3. stupně dle normy DIN 32757-1. Po skartaci je materiál promíchán a slisován pod tlakem 32 tun, do velkých euro balíků. Touto cestou je dosaženo 4.stupně utajení. Balíky jsou následně odvezeny dopravou ke konečnému zpracovateli. Tím jsou papírny v zahraničí (Rakousko, Německo) odkud se po jejich zpracování vrací zpět do oběhu většinou v papírových rolích.

Dle požadavku jsou dokumenty také přímo skartovány ve spisovně Krnsko na skartovacím stroji KOBRA CYCLONE, který pod dohledem ukladatele skartuje, ve stupni utajení 2-4, s následným promícháním vzduchovou turbínou.

Po skartaci dokumentů je vydáno potvrzení o jejich odborné skartaci.