Komerční spisovna sídlí v oploceném areálu nad železniční stanicí v obci Krnsko.
Budova spisovny v Krnsku je čtyřpodlažní objekt ve vlastnictví firmy o přízemní ploše 660m², s bezbariérovými přístupy a vybavený od roku 2014 novým nákladním výtahem.
Pro hlavní příjem, skartaci a administraci slouží 2. zvýšené podlaží, kde je hlavní přístupový vchod a jeden nouzový východ. Další přístupový vchod pro příjem dokumentů je v přízemním podlaží, z druhé strany budovy (vjezd spodní bránou). Podlaží jsou celkově plášťově zabezpečena ve II. a III. bezpečnostním stupni (okenní magnety, pohybová čidla a mříže) Elektrická zabezpečovací signalizace (EZS) má oddělenou elektronickou požární signalizací (EPS) s celkovým připojením na pult centralizované ochrany firmy CENTR-PCO v.o.s. s nepřetržitou dálkovou dohledovou službou.
Ukládací prostory jsou bezbariérové a jsou vybaveny stacionárními a kompaktními pojízdnými regály s povrchovou úpravou v komaxitu od firmy RAMET a.s. Regály jsou schváleny Strojírenským zkušebním ústavem v Jablonci nad Nisou Závěrečným protokolem o schvalování č. 306057 ke skladování dokumentů. Na přání ukladatele lze ocelové regály oddělit a opatřit uzamykatelnými posuvnými dveřmi či navíc elektronicky zabezpečit. Délka police v regálových sestavách 7-9 polic nad sebou je 96-98 cm, hloubka 35 cm a výška 29-31 cm.
Kromě skladových prostor, vybavených práškovými hasicími přístroji se v budově spisovny Krnsko nachází přípravna (místnost sloužící k příjmu, třídění a ukládání dokumentů do krabic), skartovací místnost, odkládací prostory a kanceláře.
Nájemní skladová hala s vyšší podezdívkou o ploše 560 m² v Kosmonosech (dostupná vzdálenost 10 km) má stejné zabezpečení, je vybavena pojízdnými regály s 9 policemi nad sebou a slouží pouze k rozšíření skladové kapacity spisovny.
Uskladněné dokumenty (pokud nejsou záměrně v původních obalech ukladatele) jsou uchovávány v archivních krabicích o rozměrech 35x26x12cm. Krabice jsou z archivní lepenky vyrobené v alkalickém prostředí zamezující žloutnutí dokumentů, vnikání prachu a světla. Do 1bm regálu se vejde 8 krabic o hmotnosti cca 5 kg. Vnitřní prostory jsou temperovány na teplotu 12-22 ºC a vlhkost je udržována v rozmezí 30-55 %.
Na skladované dokumenty je sjednáno pojištění obecné odpovědnosti za škodu ve výši 10 mil. Kč s Kooperativou pojišťovnou, a.s. pod č. 8603427496 na prokázanou hodnotu zničených věcí.
Základní údaje obsažené v jednotlivých ukládacích jednotkách jsou zadány ve speciálním ukládacím programu Správní archivWEB od firmy Bach servis IT s.r.o. Program pracující na webovém rozhraní umožňuje vzdálené nahlížení do seznamu uložených dokumentů a stálou kontrolu ukladatelem.
Pro bezpečné zasílání vyhledaných naskenovaných materiálů je zřízeno zabezpečené úložiště, kam mají pro vyzvednutí vybraní ukladatelé své přístupy.
Zaměstnanci spisovny jsou bezúhonní, zavázáni k zachování mlčenlivosti, k dodržování zákonů ochrany osobních dat (GDPR) a dalších utajovaných skutečností.
Porovnání vlastního a externí skladování:
| vlastní archiv |
výhody externího archivu |
| investice do výstavby či stavebních úprav (i opakovaně) |
obsaženo v ceně za uložení |
| náklady na pravidelnou údržbu a revize (celého archivu) |
v ceně za uložení |
| investice do zařízení (regály, vozíky, schůdky…) |
v ceně za uložení |
| investice do zabezpečení (protipožární, pohybová a ost. čidla, napojení na pult centrál. ochrany…) |
v ceně za uložení |
| investice do vybavení příslušnou technikou (počítač, kopírka…) |
v ceně za uložení |
| investice do speciálních ukládacích programů |
v ceně za uložení |
| náklady na pojištění |
v ceně za uložení |
| náklady na běžný provoz (vytápění, ventilace, úklid…) |
v ceně za uložení |
| náklady na stálou pracovní sílu (měsíční mzda s odvody) |
jen časové sazby za příjem dok. a vyhledání |
| náklady na odvoz dokumentů po ukončení skladování |
bez nákladů |
