Spisovna zajišťuje veškeré služby spojené s archivací dokumentů, včetně poradenské a konzultační služby ve spisové oblasti.
Skladovací proces zpravidla začíná vyzvednutím dokumentů u ukladatele, dle dohodnutých podmínek nebo přímým návozem ukladatelem utříděných a označených vhodných krabic.
Dovezené dokumenty se umístí rovnou do regálů (pokud se skladují v původních označených obalech ukladatele) nebo se vyjmou z nevyhovujících obalů (spisový obsah je zachován přepáskováním), přetřídí se dle skartačního plánu ukladatele a přendají se do archivních krabic o rozměrech 35x26x12cm. 1 krabice váží okolo 5kg a je velmi vhodná i pro běžnou manipulaci se schůdky (vyjmutím dokumentů ze šanonů se zpravidla ušetří 1/5-1/4 skladovacího místa). Krabice jsou označeny, zaevidovány a zařazeny do skladových regálů.
K evidenci základních údajů obsažených v jednotlivých krabicích (ukládacích jednotkách) slouží speciální skladový program (Správní archivWEB), do kterého se data ukládají. Ukladatel tak po dokončení prací obdrží podrobný seznam uložených dokumentů (spisový znak, číslo krabice, obsah, množství, rok vzniku a skartační znak s ukládací lhůtou) s vyznačením roku skartace.
Případné nalezené dokumenty s prošlou lhůtou skladování se sepíší a ihned navrhnou ukladateli ke skartaci. Po schválení se odborně vyskartují.
Na základě požadavků oprávněných osob ukladatele spisovna zajišťuje vyhledávání jednotlivých uložených dokumentů a jejich doručení na místo určení či zaslání dohodnutým způsobem. Všechny žádosti za vyhledávání se pro kontrolu tisknou a zakládají. Dosavadní komunikace s pověřenými osobami ukladatelů probíhá pomocí běžných spojů (telefon, internet, poštovní a kurýrní služby, osobní dodávka), dle jejich požadavků. V případě přírodních pohrom (bez dodávky elektrické energie) se požadované dokumenty dají dohledat, neboť veškerá uložená data se skladují i v tištěné podobě.
Jednou ročně jsou zpracovány seznamy uložených dokumentů s prošlou skladovací lhůtou a zaslány jednotlivým ukladatelům, s požadavkem na jejich odsouhlasení k vyřazení z evidence a provedení jejich skartace. Dle požadavků ukladatele je i zpracován skartační návrh, kterým se žádá příslušný státní archiv o povolení jejich skartace. Po odsouhlasení jsou dokumenty vyřazeny ze systému skladování, včetně výmazu zadaných dat.
